Unternehmensweites Dokumentenmanagement

Diplomarbeit aus dem Jahr 2009 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik Note: 17 Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie Wiesbaden e.V. Sprache: Deutsch Abstract: Etwa 80 - 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z. B. als ausgefülltes Formular gedruckte Liste oder als Fax vor. Interessant ist dass mindestens ¾ aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen erstellt werden. Andere Dokumente werden erst in ein Format gebracht das der Computer beherrscht - sie werden gescannt. Im Computer entstehen laufend neue Dateien wie beispielsweise Texte und Tabellen. Von außen kommen Bilder Faxe E-Mails usw. dazu. Mitarbeiter sind ständig damit beschäftigt Unterlagen zu vervielfältigen und zu verteilen. Dazu werden Fotokopierer die gewartet werden müssen Papier und Arbeitskräfte die Kopien herstellen und weiterleiten benötigt. Abbildung 1 zeigt schematisch die traditionelle Posteingangsbearbeitung wie sie heute noch in vielen Unternehmen angewendet wird. Durch Ausdrucken Bearbeiten und neu Erfassen von Dokumenten entstehende Medienbrüche d. h. Unterbrechung des Übergangs von einem System zu einem anderen stehen auf der Tagesordnung. Eine „Sicherung der Dokumente erfolgt oftmalsin gewohnter Form durch Ablage in Ordnern Akten und Regalen. Statt gezielt Informationen abzurufen wird in den Akten oder Ordner gesucht. Ein schnelles und einfaches wieder Auffinden eines Dokumentes ist kaum möglich. Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen den Büros trifft man oft auf äußerst ineffiziente Arbeitsabläufe Doppelarbeit zeitaufwendige Suchvorgänge lange Durchlaufzeiten Mehrfachablage mangelnde Transparenz von Systemen und Abläufen (Abb. 2). Ziel ist es die Papierberge und die Informationsflut im Computer in den Griff zubekommen d. h. die Informationen zu strukturieren zu indizieren und zugänglich zu machen. Informationen werden erst dann zu einem wertvollen Faktor wenn sie strukturiert vor